为了全面落实国家财务制度和适用新常态要求，进一步推进我校财务工作规范化、科学化和制度化，根据国家有关财经法律法规，结合我校财经制度的相关要求，现将报账有关事宜告知如下。

    一．原始票据的报销要求

    1.报账用发票须真实有效，发票内容须与所开展业务相关，发票抬头应是“湖南商学院”。

    2.发票开具时间须与业务发生时间一致，原则上不能使用跨年度发票。

    3.对同一会计事项严禁化整为零，发票不允许出现恶意连号。

    4.原始单据（各类发票、表格等）不得涂改、挖补。 

    5.会议费发票须附会议通知、会议预算及签到表。

    6.用品、耗材、材料、文具等发票，单批次金额在1000元（含）以上的请附供货方加盖公章的明细清单，如无法提供，请填制部门验收明细单并加盖部门公章，由经费负责人签字审批。

    7.职工劳务费发放表须由领款人亲笔签名，不能由报账人代领，特殊情况由其他人代领时必须注明“某某人代”。学生劳务费发放表须附学生姓名、班级、学号、身份证号、卡号，并由学生本人签名。

    8.各类原始发票应有经办人、证明人（验收人）、部门负责人签字，需按要求附公务卡刷卡POS单。

    9.各项办公（教学）设备、大宗物资、图书文献购置、维修项目报销时应提供合同复印件及正规发票，采购项目还须到相关责任部门办理验收登记手续并开具验收单。

    10.各类原始票据须按来票内容分类汇总粘贴，汇总单上须注明类别、汇总金额、附件张数及经办人等。

    11. 因公出国经费报销须附原始发票、出国任务批件及护照复印件，境外发票需对开支项目进行翻译，并按当日中间汇率进行货币折算。

    12. 禁止使用假发票报账，报销时经办人须到相关网站（http://www.315zw.com/）自行查询发票的真伪，如发现使用假发票报销的行为，将追究单位（项目）负责人的责任。

    13.原始票据若遗失，需向出票单位取得其存根联复印件，并加盖出票单位财务专用章，经办人写明遗失情况，并由证明人签字，经办单位负责人及财务处负责人审批后方可报销。

    14. 休闲娱乐场所发票（美发美容、KTV、洗脚按摩、演艺、会所、景点门票等）、旅行社发票、大额烟酒发票、礼品发票、充值发票不能作为报销凭证。

    二．经费的使用与审批

    1.公务接待费应严格按照《湖南商学院公务接待管理办法（试行）》组织实施，账务报销应及时、规范。

    2.公车购置费按政府采购管理办法实施采购。公车保险及维修经费原则上应实行政府采购，对未实行政府采购的，应提供对方单位盖章的报价单（至少三家公司）及合同复印件。

    3.公务出国费按照《湖南商学院教职工出国（境）管理试行办法》执行。

    4.差旅费按照《湖南商学院差旅费管理办法》组织实施。

    5.会议费按照《湖南商学院会议费管理办法（试行）》组织实施。

    6.培训费参照《中央和国家机关培训费管理办法》组织实施。

    7.大宗物资（货物类、服务类、工程类）按照《湖南商学院政府采购实施办法（试行）》和《湖南商学院基建与采购管理办法》执行，应按照规定程序进行立项、审批、签订合同和招投标，严禁化整为零。

    8.劳务费及奖励费支出须登录“个人收入统计系统”，并依法缴纳个人所得税额，表外人员需自制EXCEL表格，并依法代扣个人所得税。

    9.课题经费按照《湖南商学院科研项目管理办法》和《湖南商学院课题

经费报账管理暂行办法》组织实施。

    10.其他教学、科研等专项经费按照国家和学校相关规章制度执行。

    11.所有经费的审批按照和《湖南商学院经费审批暂行管理规定》执行。

    12．财务处不受理任何校外人员办理业务。

    三、经费的支付方式

    1.公务消费原则上必须使用公务卡或转账，按《湖南商学院公务卡管理办法》执行。

    2.严格控制现金支出，原则上不借支。特殊情况不能刷卡和转账的，须书面说明借款理由、具体用途、单位负责人签字，按规定程序报批，并在经济业务完成后一个月内报账，逾期不报账或还款的，将扣发当事人工资，并停止该部门借款业务。

    四、经费的管理

    1.经费使用人员应当遵守财经法规和财务制度，具备必要的法律知识和财务知识，规范使用经费，防范财务风险。经办人员、证明人和单位负责人对经济业务的真实性、合法性、相关性和票据的有效性承担直接责任。

   2.各二级单位须建立本单位经费管理台账，及时登记收、支、余情况，定期与财务核对。

   3.学校纪检、审计及财务部门对各单位经费使用情况进行监督、检查。

    五、其他事项

    1.相关财经法规制度见财务处网站：   http://cwc.hutb.edu.cn/

    2.财务处报账时间：上午8.00—11:45，下午14：30—16：30。

      16：30—17:30为内部结账时间，原则上不对外办理报账业务。

    3.每周四为财务处整理凭单、内部结账和业务学习时间，不对外办理报账业务。

 

                                                                     财 务 处

                                                                  2015年4月28日